Eerder berichtte ik hier al dat e-mail-management niet de beste manier is van je werk plannen.

Voor de planning hoef je e-mail dus niet te gebruiken.
Maar voor communicatie is het vaak ook niet het beste medium.

Er zijn vele dagen geweest waarna ik het gevoel had hard gewerkt te hebben.
Maar als ik dan terugkeek naar mijn dag, dan was ik vooral heel druk geweest met e-mailen.
Herken je dat? En herken je dat bij je collega’s?

We mailen ons suf.
Onderzoek toont aan dat 90% van alle zakelijke mail 𝘪𝘯𝘵𝘦𝘳𝘯 gericht is.
Dat zijn dus 𝘨𝘦𝘴𝘤𝘩𝘳𝘦𝘷𝘦𝘯 berichten aan mensen in je eigen organisatie. Misschien wel van je eigen afdeling. Die je misschien wel zonet nog bij de koffiemachine sprak.

E-mailen kost veel tijd. Het voelt als werken, maar dat is het niet.
Het heeft veel nadelen:
• 𝗛𝗲𝘁 𝗺𝗮𝗮𝗸𝘁 𝗼𝗽𝗲𝗻 𝗲𝗶𝗻𝗱𝗷𝗲𝘀.
♦️ Een mailtje is makkelijk getikt vanaf je bureau. ‘Send’ en hup, nu ben jij er vanaf. Maar voor hoe lang? Vaak komt er een antwoord terug, en moet jij weer reageren. Ga naar die persoon toe en regel het, of spreek elkaar dagelijks even kort, bijvoorbeeld bij de koffieautomaat.
• 𝗛𝗲𝘁 𝘇𝗲𝘁 𝗷𝗲 𝗼𝗽 𝗮𝗳𝘀𝘁𝗮𝗻𝗱.
♦️ Lekker makkelijk hoor, vanaf je bureau een mailtje tikken. Maar kun jij de situatie en de bedoeling van je collega’s echt goed inschatten vanaf die plek? Even langslopen en overleggen geeft vaak meer informatie en een snellere oplossing.
• 𝗛𝗲𝘁 𝘀𝗰𝗵𝘂𝗶𝗳𝘁 𝘃𝗲𝗿𝗮𝗻𝘁𝘄𝗼𝗼𝗿𝗱𝗲𝗹𝗶𝗷𝗸𝗵𝗲𝗱𝗲𝗻 𝗱𝗼𝗼𝗿.
♦️ Als je een e-mail stuurt, maak je de ander verantwoordelijk. De taak ligt bij hen en niet meer bij jou. Maar is je taak daarmee klaar? Dat weet je pas als de ander bevestigt dat het gedaan is. In plaats van verantwoordelijkheden door te schuiven, creëer je onzekerheid voor jezelf. Ga naar die persoon en regel het.

Stop met mailen. Ga werken.

Wil je weten wat je werk nog meer ingewikkeld maakt?
Lees hoofdstuk 1 van mijn boek ‘terug naar simpel’ over ‘Heb lef’.