Kon je maar helemaal opnieuw beginnen…

Ken je dat? Dat gevoel van “𝘬𝘰𝘯 𝘪𝘬 𝘮𝘢𝘢𝘳 𝘩𝘦𝘭𝘦𝘮𝘢𝘢𝘭 𝘰𝘱𝘯𝘪𝘦𝘶𝘸 𝘣𝘦𝘨𝘪𝘯𝘯𝘦𝘯”? Dat is heel waardevol! Het kan je helpen om dingen eenvoudiger te maken.

Organisaties kunnen vastlopen in complexiteit. Hoe breng je weer eenvoud terug? Hier zijn enkele praktijklessen en een stappenplan om je op weg te helpen.

Onze organisaties worden steeds complexer. Overvolle dashboards, slecht doordachte oplossingen, te veel administratie, ingewikkelde systemen en eindeloze vergaderingen; je kent het vast wel. Dit is niet alleen duur en tijdrovend, maar het frustreert ook de mensen die ermee moeten werken.

Als je organisatie vastloopt in complexiteit, helpen kleine verbeteringen vaak niet meer. Ze worden snel ingehaald door andere veranderingen. Bovendien, hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe lastiger het is om iedereen mee te krijgen.

Dus, als je je afvraagt: “Kon ik maar helemaal opnieuw beginnen?”, neem dan even een pauze. Denk na over hoe je het zou aanpakken als je echt opnieuw kon beginnen. Natuurlijk is dat in veel gevallen geen reële optie, maar deze denkoefening is een cruciale eerste stap richting vereenvoudiging:

  • Vergader je nu 18 uur per week? Vraag jezelf af of dat echt nodig is. Hoeveel tijd zou je vergaderen als je opnieuw kon beginnen?
  • Ben je 10 uur per week kwijt aan administratie? Hoeveel tijd zou je daaraan besteden als je helemaal opnieuw kon beginnen? Wat zou je wel en niet administreren?
  • Besteed je maar 8 uur per week aan je ‘echte’, inhoudelijke werk? Is dat waarom je ooit deze baan koos? Hoeveel tijd zou je aan je kerntaken besteden als je helemaal opnieuw kon beginnen?

Neem de tijd om deze vragen te overdenken. Schrijf je antwoorden op een A4’tje zonder je te laten afleiden door beperkingen, gewoontes of verwachtingen van anderen.

Bewaar dit A4’tje goed. Het schetst de ‘ideale’ organisatie; veel eenvoudiger dan je huidige situatie. Hoewel het misschien utopisch lijkt, blijkt het vaak verrassend haalbaar om dicht bij dit ideaal te komen, zolang je in grote stappen richting deze doelen werkt.

Een duidelijk voorbeeld is te vinden in het verhaal van een grote Nederlandse bierbrouwerij:

Voorbeeld: Een bierbrouwerij

Een grote Nederlandse bierbrouwer had een acquisitieproces dat maar liefst 26 weken duurde. Dit betrof het hele traject, van het eerste contact met een kroeg tot het archiveren van de deal. Voor een speler in de FMCG-sector is dit een extreem lange periode.

Zes verschillende afdelingen waren betrokken bij dit proces. Alle medewerkers van deze afdelingen vonden het proces veel te ingewikkeld, maar geloofden dat hun deel niet eenvoudiger kon worden gemaakt omdat het door de jaren heen zo was georganiseerd.

Toen hen werd gevraagd hoe ze het zouden aanpakken als ze een nieuwe brouwerij mochten opzetten, gaf elke medewerker toe dat hun onderdeel theoretisch binnen een dag kon worden uitgevoerd.

Met dit doel voor ogen werkten alle betrokkenen een half jaar lang intensief samen. Uiteindelijk wisten ze het acquisitieproces te vereenvoudigen. Voor uitzonderingen werd een apart traject opgezet, maar het overgrote deel van de nieuwe klanten kon nu binnen twee weken worden binnengehaald.

Hoe kom je van een complexe situatie naar een eenvoudig proces? Verminder de verzamelde data, laat taken uitvoeren door degenen die daar goed in zijn en geef betrokkenen de vrijheid om hun eigen beslissingen te nemen. Dit is precies hoe de bierbrouwerij het heeft aangepakt:

  • De hoeveelheid verzamelde klantinformatie werd drastisch verminderd. Aanvankelijk werden bijvoorbeeld meerdere adressen van elke kroeg verzameld, terwijl dit vaak onnodig bleek.
  • De accountmanagers waren verantwoordelijk voor het verzamelen van deze informatie, maar hun motivatie was vooral hoog tot de deal gesloten was. De oplossing was om informatie pas op te vragen wanneer dat nodig was, door de mensen die dat goed konden.
  • Het oude proces vereiste goedkeuring op verschillende momenten, zelfs voor ideale prospects. Toen de criteria voor deze beslissingen duidelijk werden, konden accountmanagers binnen deze criteria zelf beslissingen nemen en deals sluiten.

Als gevolg hiervan probeerden de accountmanagers actief om deals binnen de gestelde criteria te krijgen, wat niet alleen tijd bespaarde maar ook minder risicovolle overeenkomsten opleverde.

Hoe zou jij het aanpakken als je opnieuw kon beginnen?


*) Yves Morieux, Smart Rules: Six Ways to Get People to Solve Problems Without You, BCG, Boston
*) Demystifying complexity in the modern workforce, PEGA, Cambridge

Dit artikel is (in aangepaste vorm) eerder gepubliceerd op Managementsite.nl

eenvoudige post

ontvang eenvoudige post in je inbox

bestel het boek

terug naar simpel

Onze bedrijven en organisaties zitten vast in een web van onzinnige processen, ondoorzichtige bureaucratie en onbegrijpelijke procedures. Waarom moeilijk doen als het ook simpel kan?

Welkom in de wereld van eenvoud. Terug naar simpel laat zien dat het succes van vernieuwingen altijd te danken is aan hun eenvoud. Ga maar na: contactloos betalen, agile werken, vooraf ingevulde belastingformulieren, de QR-code, online inchecken, 3d-printers, zeecontainers, prefab bouwen, meer autonomie op de werkvloer: simpel werkt altijd en overal.

Ga op zoek naar wat er beter kan in je eigen organisatie. Met concrete voorbeelden van succesvolle projecten en praktische tips biedt dit boek een verfrissende kijk op het vereenvoudigen van bedrijfsprocessen, producten en diensten.

“Dit boek draait om het simpel maken van problemen.
Maar vooral hoe je dat doet.” - Prof. Dr. Marcel Levi